Belegerkennung in der Steuerberatung

Ausgangslage und Vorgehen

Musterfall, keine Kundenreferenz

Dieser Fall ist ein Musterfall und keine Referenz eines konkreten Mandats. Alle Zahlen stammen aus dem Synthova-Rechenmodell (Spec 6.1, tools/roi_model.py) auf Basis frei gewählter, konservativer Annahmen, nicht aus einer gemessenen Mandantenbeziehung.

Ausgangslage

Eine Steuerkanzlei verarbeitet laufend Belege aus vielen Mandaten: Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge in unterschiedlicher Qualität und Formaten. Das manuelle Erfassen und Zuordnen bindet Zeit, die für die eigentliche fachliche Prüfung fehlt. Zugleich gilt eine harte Grenze: Mandantendaten dürfen das Haus zu keinem Zeitpunkt verlassen, eine Verarbeitung über ein extern gehostetes Cloud-System kommt deshalb nicht in Frage.

System

Eingehende Belege werden vorsortiert und die relevanten Angaben wie Betrag, Datum, Belegart und Kostenstelle extrahiert, verarbeitet innerhalb der eigenen, abgeschotteten Infrastruktur der Kanzlei, ohne dass Daten das Haus verlassen. Der Vorschlag wird der zuständigen Person mit Verweis auf die Quelle im Originalbeleg vorgelegt. Bevor ein Beleg als geprüft gilt und in die Finanzbuchhaltungssoftware übernommen wird, gibt eine benannte Person frei, im Zweifel im Vier-Augen-Prinzip mit einer zweiten prüfenden Person. Für jedes Mandat gilt ein eigenes Löschkonzept, das die Aufbewahrung von der Verarbeitung trennt.

Kennzahlen (Musterfall)

Bei einer Modellannahme von 1.200 Belegdurchläufen im Monat, 6 Minuten Bearbeitungszeit je Beleg, einem internen Stundensatz von 40 Euro, einer Fehlerquote von 5 Prozent und Kosten von 35 Euro je Fehler ergeben sich rechnerisch 120 Bearbeitungsstunden und 6.900 Euro Aufwand im Monat ohne Automatisierung. Mit einem konservativ angenommenen Automatisierungsgrad von 40 Prozent sinkt der rechnerische Aufwand auf 72 Stunden und 4.140 Euro, eine Ersparnis von 2.760 Euro im Monat. Diese Werte sind eine Modellrechnung mit frei gewählten Eingaben, keine Messung aus einem laufenden Mandat. Im tatsächlichen Pilot ersetzen gemessene Werte aus Baseline und Nachmessung diese Annahmen, wie im Abnahmeprotokoll vorgesehen.

Messwerte vorher/nachher

Nächste Schritte

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