Musterfall · Steuerberatung

KI für Steuerberater bei der Belegerkennung

Belege werden in der eigenen, abgeschotteten Umgebung der Kanzlei erfasst. Freigabe durch eine benannte Person, im Zweifel zu zweit.

BeispielMusterfall, keine Kundenreferenz. Alle Zahlen beruhen auf frei gewählten Modellannahmen.

So läuft der Fall ↓ Leistung: Postfach und Dokumente

ModellrechnungBearbeitungszeit je Belegdurchlauf

Vorher120
Nachher72

Stunden/Monat

48 Stunden weniger je Monat

Aufwand je Monat6.900 € → 4.140 €

Musterfall, konservative Modellannahme; Automatisierungsgrad 40 %. Keine Messung aus einem Kundenprojekt.
Branche
Steuerberatung
Anonymisierungsstufe
Anonym
Angebot
Automation Pilot
Passende Leistung
Postfach und Dokumente

Heutevon Hand

Belege aus vielen Mandaten

  • Rechnungen
  • Quittungen
  • Kontoauszüge
  • Unterschiedliche Qualität und Formate

Manuelles Erfassen und Zuordnen; Mandantendaten dürfen das Haus zu keinem Zeitpunkt verlassen.

120 Stunden/MonatBearbeitungszeit je Belegdurchlauf, heute · Modellannahme

Aus der Ausgangslage des Musterfalls, keine Kundendaten

Ausgangslage

Wo es heute hakt.

Eine Steuerkanzlei verarbeitet laufend Belege aus vielen Mandaten: Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge in unterschiedlicher Qualität und Formaten. Das manuelle Erfassen und Zuordnen bindet Zeit, die für die eigentliche fachliche Prüfung fehlt. Zugleich gilt eine harte Grenze: Mandantendaten dürfen das Haus zu keinem Zeitpunkt verlassen, eine Verarbeitung über ein extern gehostetes Cloud-System kommt deshalb nicht in Frage.

Dieser Fall ist ein Musterfall und keine Referenz eines konkreten Mandats. Alle Zahlen beruhen auf frei gewählten, konservativen Modellannahmen, nicht auf einer gemessenen Mandantenbeziehung.

So läuft der Fall.

Eingehende Belege werden vorsortiert und die relevanten Angaben wie Betrag, Datum, Belegart und Kostenstelle extrahiert, verarbeitet innerhalb der eigenen, abgeschotteten Infrastruktur der Kanzlei, ohne dass Daten das Haus verlassen. Der Vorschlag wird der zuständigen Person mit Verweis auf die Quelle im Originalbeleg vorgelegt. Bevor ein Beleg als geprüft gilt und in die Finanzbuchhaltungssoftware übernommen wird, gibt eine benannte Person frei, im Zweifel im Vier-Augen-Prinzip mit einer zweiten prüfenden Person. Für jedes Mandat gilt ein eigenes Löschkonzept, das die Aufbewahrung von der Verarbeitung trennt.

Eigene, abgeschottete Infrastruktur der Kanzlei

  • Belege aus vielen Mandaten Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge in unterschiedlicher Qualität
  • Angaben erkannt BetragDatumBelegartKostenstelle
  • Vorschlag mit Quelle Verweis auf die Stelle im Originalbeleg
  • Freigabe Eine benannte Person, im Zweifel im Vier-Augen-Prinzip

Löschkonzept je Mandat: Aufbewahrung getrennt von der Verarbeitung

DATEV-Export als Datei an die Finanzbuchhaltung, erst nach der Freigabe
Extern gehostetes Cloud-System kommt nicht in Frage: Mandantendaten verlassen das Haus zu keinem Zeitpunkt
Schematische Darstellung des Musterfalls, keine Kundendaten

Freigabe

Was der Mensch freigibt.

Die zuständige Person gibt jeden Beleg frei, bevor er als geprüft gilt und an die Buchhaltung geht, im Zweifel mit einer zweiten prüfenden Person. Ohne Freigabe verlässt nichts das Haus.

Welche Systeme angebunden werden

Die Übergabe an die Finanzbuchhaltung läuft im Standardfall über den DATEV-Export als Datei; Belege kommen per M365 Mail oder Gmail und als CSV oder Excel. Anbindungen außerhalb dieser Standard-Connectoren sind Sonderintegrationen und werden separat geschätzt.

Modellwerte vorher und nachher.

KennzahlVorherNachherQuelle
Bearbeitungszeit je Belegdurchlauf (Musterfall) 120 Stunden/Monat 72 Stunden/Monat Musterfall, konservative Modellannahme; Automatisierungsgrad 40 %
Aufwand je Monat (Musterfall) 6.900 € 4.140 € Musterfall, konservative Modellannahme

Die Rechnung

Bei einer Modellannahme von 1.200 Belegdurchläufen im Monat, 6 Minuten Bearbeitungszeit je Beleg, einem internen Stundensatz von 40 Euro, einer Fehlerquote von 5 Prozent und Kosten von 35 Euro je Fehler ergeben sich rechnerisch 120 Bearbeitungsstunden und 6.900 Euro Aufwand im Monat ohne Automatisierung. Mit einem konservativ angenommenen Automatisierungsgrad von 40 Prozent sinkt der rechnerische Aufwand auf 72 Stunden und 4.140 Euro, eine Ersparnis von 2.760 Euro im Monat. Diese Werte sind eine Modellrechnung mit frei gewählten Eingaben, keine Messung aus einem laufenden Mandat. Im tatsächlichen Pilot ersetzen gemessene Werte aus Baseline und Nachmessung diese Annahmen, wie in der Abnahme vorgesehen.

So lesen Sie die Beispielzahl

Die Zahlen in der Tabelle sind das Ergebnis dieser Rechnung: Vorgänge mal Bearbeitungszeit mal Stundensatz plus Fehlerkosten, davon der angenommene Automatisierungsgrad als Ersparnis. Mit eigenen Werten rechnen Sie im Nutzenrechner auf der Startseite. Wie Freigabe ohne Stau organisiert wird, beschreibt der Beitrag Warum Freigabe durch Menschen kein Bremsklotz ist. Für die Umsetzung als begrenzter Pilot siehe Leistungen.

Passende Leistung Postfach und Dokumente Intelligente Dokumentenverarbeitung heißt: Ein KI-Agent liest E-Mails, PDFs und Belege, zieht die wichtigen Angaben mit Quelle heraus und bereitet den nächsten Schritt vor. Ihr KI-Posteingang wird vorsortiert, Belege kommen als prüfbarer Vorschlag. Gesendet, gebucht oder ins ERP übernommen wird erst nach Ihrer Freigabe.

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