EinsteigerSYN-101
Team-Workshop
- Grundlagen der Automatisierung für den Arbeitsalltag
- Praxisübungen an Fällen aus Ihrem Betrieb
- Freigabeprinzip: was ein System entwirft, was ein Mensch entscheidet
Warteliste
In VorbereitungInteresse melden →
Automatisierung für den Mittelstand, gegründet 2026
Weniger suchen, sortieren und nachfassen. Mehr Zeit für das eigentliche Geschäft.
Synthova automatisiert dokumenten- und wissensintensive Geschäftsprozesse im Mittelstand: sicher, nachvollziehbar und messbar. Ein Verantwortlicher begleitet den Vorgang von der Diagnose bis zum Betrieb, jede externe Wirkung wird vorher durch einen Menschen freigegeben.
Abb. 01 · Automatisierungspfad
Scrollen Deutschland · EU-Betrieb möglich
3Founding-Plätze
4–6Wochen Pilotdauer
EUBetrieb
0Bindung
Quellen: Founding-Plätze: 03-pricing/preisliste.md · Pilotdauer: 06-delivery/pilot/playbook.md · EU-Datenhaltung: Spec 7.2 · Vendor-Lock-in: Spec 8.3
01 / Leistungen
Vier Angebote.
Ein Verantwortlicher.
Jedes Angebot endet mit einem greifbaren Ergebnis, nicht mit einer Stundenabrechnung. Welches Angebot passt, klärt sich im Erstgespräch.
Ein begrenzter Prozess läuft produktiv.
Der Automation Pilot bleibt auf einen Prozess und ein Team begrenzt und läuft mit einer gemessenen Vorher-/Nachher-Kennzahl. Grundlage sind die Standard-Connectoren aus dem Scope-Sheet.
- Standard-Connectoren: M365, Google Workspace, HubSpot, Pipedrive, DATEV-Export, CSV/Excel, SFTP, Webhook
- Testdatensatz vom Kunden, maximal 200 Fälle, mit UAT durch einen benannten Ansprechpartner
- Fehlerbehandlung, Dokumentation und Basismonitoring inklusive
- Laufzeit 4 Wochen (Pilot S) oder 5 bis 6 Wochen (Pilot M)
Deliverable: produktiver Workflow mit gemessener Kennzahl, Runbook und aktivem Monitoring
Mehrere Workflows, produktionsreif verzahnt.
Das Business Automation System skaliert über mehrere Arbeitsschritte oder Systeme hinweg. Umfang, Schnittstellen und Rollen werden je Vertrag festgelegt, mit Tests, Migration und Betriebsübergabe.
- Mehrere Workflows oder tiefe Systemintegration, je Vertrag klar begrenzt
- Tests, Migration und Übergabe an den Betrieb inklusive
- Je Arbeitsschritt eine dokumentierte Kennzahl als Abnahmekriterium
- Voraussetzung: abgeschlossener Pilot oder Discovery
Deliverable: produktionsreife Automatisierung mit dokumentierter Messgröße je Workflow
Ein internes Wissenssystem mit Quellenbindung.
Private Company AI bindet bis zu drei Datenquellen an ein internes Wissenssystem, mit Rechte- und Rollenmapping und einem EU-Betriebsmodell. Gemessen wird die Genauigkeit der Quellenangaben, nicht behauptet.
- Bis zu drei Datenquellen mit Rechte- und Rollenmapping
- Hybrid Retrieval mit sichtbarer Quellenanzeige
- Versioniertes Eval-Set, Qualitätsgrenzwert für die Precision der Quellenzitate laut Angebot
- EU-Betriebsmodell, keine Schreibzugriffe auf die angebundenen Systeme
Deliverable: Wissenssystem mit im Eval-Set gemessener Precision der Quellenzitate über dem vereinbarten Grenzwert
Laufender Betrieb mit vereinbartem Service Level.
Managed AI übernimmt Monitoring, Updates und Incident-Reaktion für ein produktives System, gestuft nach Servicepaket. Servicezeit Mo–Fr 9–17 Uhr, Mindestlaufzeit sechs Monate.
- Care: Monitoring, Updates, Incident-Reaktion, Monatsbericht
- Optimize: wie Care, plus begrenztes monatliches Verbesserungsbudget
- AI Operations: mehrere Systeme, Governance, Qualitätsreviews, priorisierte Weiterentwicklung
- Automatisiertes Monitoring vor Vertragsstart eingerichtet
Deliverable: Monatsbericht und eingehaltene Reaktionszeiten je Service Level
02 / Architektur
So fließt ein Vorgang
durch Ihr System.
Ein Vorgang, jeder Schritt nachvollziehbar: von den Quellsystemen über Orchestrierung und Modell bis zur Freigabe durch den Fachbereich.
Datenfluss Audit & Guardrail-Pfad Paket in Bewegung
Freigabe ausstehend
betrieb@synthova:~/live · tail -f
03 / Vorgehen
Ein Verfahren, das
Entscheidungen produziert.
Jede Phase endet mit einem Ergebnis, über das entschieden werden kann, statt mit einem offenen Zeitkonto.
01rund 3 Wochen
Discovery
- Drei Interviews mit den Fachbereichen, ein priorisierter Prozess
- Sichtung von Systemen, Daten, Datenschutz und Risiko
- Ist-Baseline mit dem ROI-Rechner und ein Sollprozess
ErgebnisBusiness Case und Festpreisangebot für den Piloten
ArtefakteProzessaufnahme · Datenflussblatt · ROI-Rechner
024–6 Wochen
Pilot
- Setup und Connector, Workflow und Freigabe nach Pilot-Playbook
- Testdatensatz und UAT mit einem benannten Ansprechpartner
- Fehlerbehandlung, Dokumentation und Basismonitoring
ErgebnisEin Prozess läuft produktiv, Kennzahl gemessen
ArtefakteDatenflussblatt · Abnahmeprotokoll · Runbook
03je Vertrag
Ausbau
- Mehrere Workflows oder tiefere Integration, je Vertrag begrenzt
- Tests, Migration und Übergabe an den Betrieb
- Je Arbeitsschritt eine dokumentierte Kennzahl
ErgebnisProduktionsreife Automatisierung, abgenommen
ArtefakteDatenflussblatt · Abnahmeprotokoll · Betriebshandbuch
04laufend
Betrieb
- Monitoring, Updates und Incident-Reaktion nach Service Level
- Monatsbericht und eingehaltene Reaktionszeiten
- Eigenes, laufendes Angebot mit Mindestlaufzeit, keine automatische Zugabe
ErgebnisSystem bleibt im Regelbetrieb
ArtefakteMonatsbericht · Runbook · Betriebshandbuch
04 / Referenzen
Typische
Fälle.
Drei Musterfälle, keine Kundenreferenzen. Die Zahlen stammen aus dem Synthova-Rechenmodell auf Basis konservativer Annahmen, nicht aus gemessenen Kundenbeziehungen.
Ausgangslage
Ein Angebot durchläuft mehrere Abteilungen, bis Machbarkeit, Kalkulation und Lieferzeiten abgeglichen sind. Zeit geht an Suche und Nacherfassung statt an die fachliche Prüfung.
System
Anfragen werden vorsortiert, relevante Angaben mit Quellenverweis extrahiert. Eine benannte Person sieht Entwurf und Quellen und gibt frei, bevor etwas ins Kalkulationssystem übernommen wird.
Fall ansehen →−17,5 hje Monat weniger · Musterfall
50 → 32,5h/Monat vorher · nachher
Ausgangslage
Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge in wechselnder Qualität binden Erfassungszeit. Mandantendaten dürfen das Haus nicht verlassen, eine externe Cloud scheidet aus.
System
Belege werden innerhalb der eigenen, abgeschotteten Infrastruktur vorsortiert und extrahiert. Freigabe durch eine benannte Person, im Zweifel im Vier-Augen-Prinzip; eigenes Löschkonzept je Mandat.
Fall ansehen →−48 hje Monat weniger · Musterfall
120 → 72h/Monat vorher · nachher
Ausgangslage
Viele Tickets zu Lieferstörungen und Reklamationen werden manuell gesichtet. Dringende Fälle gehen unter, wenn nur nach Eingangsreihenfolge gearbeitet wird.
System
Tickets werden klassifiziert und nach Dringlichkeit, Vertragsbindung und Warenart priorisiert. Bei Eskalationen entscheidet weiterhin eine benannte Person vor jeder externen Wirkung.
Fall ansehen →−36 hje Monat weniger · Musterfall
120 → 84h/Monat vorher · nachher
05 / Compliance & Sicherheit
Datenschutz ist Teil der Umsetzung, nicht ein Nachtrag am Ende.
Jedes produktive System wird mit einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO, einer dokumentierten Unterauftragsverarbeiter-Liste sowie technischen und organisatorischen Maßnahmen begleitet.
- Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO vor dem ersten Piloten
- Dokumentierte Unterauftragsverarbeiter-Liste und technische und organisatorische Maßnahmen je System
- Einordnung nach dem EU AI Act je Anwendungsfall, keine Hochrisikoentscheidungen als erster Anwendungsfall
- Synthova unterstützt bei der technischen Umsetzung, ersetzt aber keine Rechtsberatung
DSGVO / BDSGArt.-28-AVVEU-Rechenzentren oder On-PremisesLöschkonzept je DatenklasseWORM-Audit-LogOffene Unterauftragsverarbeiter-Liste
06 / Business Case
Rechnen Sie selbst.
In 60 Sekunden.
Der Nutzen wird gemessen, nicht behauptet. Ein konservatives Rechenmodell mit Ihren Zahlen, dieselbe Logik nutzen wir in der Discovery.
Eingesparte Stunden / Jahr—
Entlastung in € / Jahr—
Richtwert System-Invest—
Amortisation—
Rechenmodell: 46 Arbeitswochen, konservativer Automatisierungsgrad, ohne Skaleneffekte. Der Invest-Richtwert ist eine Annahme dieser Beispielrechnung. Verbindliche Zahlen liefert die Discovery.
07 / Zusammenarbeit
Drei Bausteine.
Ein Weg.
Jeder Baustein endet mit einem Ergebnis, über das Sie entscheiden. Angebot nach dem Erstgespräch.
Baustein A
Discovery
rund 3 Wochen - Drei Interviews und ein priorisierter Prozess
- Sichtung von Systemen, Daten, Datenschutz und Risiko
- Ist-Baseline mit dem ROI-Rechner und ein Sollprozess
Am Ende stehtein Business Case, über den Sie entscheiden können.
Discovery starten Einstieg
Baustein B
Pilot
4 bis 6 Wochen - Ein Prozess und ein Team, Standard-Connectoren
- Testdatensatz und UAT mit benanntem Ansprechpartner
- Fehlerbehandlung, Dokumentation, Basismonitoring
Am Ende stehtein produktiver Prozess mit gemessener Kennzahl.
Projekt skizzieren Baustein C
Betrieb
Mindestlaufzeit 6 Monate - Monitoring, Updates und Incident-Reaktion nach Service Level
- Monatsbericht und vereinbarte Reaktionszeiten
- Care, Optimize oder AI Operations, je nach Bedarf
Am Ende stehtein übergebbarer Regelbetrieb, Exit jederzeit möglich.
Betrieb anfragen Kriterium
Typischer Anbieter
Synthova-Standard
Eigentum an Code & Doku
Vendor-Lock-in über proprietäre Plattformen
vollständig bei Ihnen, Übergabe vertraglich zugesichert
Datenschutz
US-Cloud-APIs als Standard, AVV auf Nachfrage
On-Prem/EU als Default, AVV + TOMs + DSFA inklusive
Qualitätssicherung
Demo-Effekt & Bauchgefühl
Vorher-/Nachher-Kennzahl je Abnahmekriterium gemessen
Betrieb nach Go-Live
Projekt endet am Go-Live
Managed AI: Monitoring, Updates, Monatsbericht nach Service Level
Team-Befähigung
Abhängigkeit als Geschäftsmodell
Akademie-Workshop optional, Exit jederzeit möglich
Preismodell
Tagessätze & Change Requests
Festpreisrahmen je Phase, transparent kalkuliert
08 / Team
Ein Verantwortlicher.
Eine Werkbank.
Kein Vertrieb zwischen Ihnen und dem Fall. Ab Minute eins spricht die Person, die Ihr System einordnet, baut und jede externe Wirkung freigibt. Die Agenten arbeiten unter Aufsicht, nie allein.
Abdelhak KabbouriGründer · KI-Engineer · Köln
Begleitet jeden Fall von der Einordnung bis zum Betrieb und gibt jede externe Wirkung persönlich frei.
Werkbank · Agenten unter AufsichtFreigabe: Mensch
AG-01Postfach-AgentAnfragen vorsortieren, Angaben mit Quellenverweis extrahierenL0 · L1bereit
AG-02Prüf-AgentEntwürfe gegen Regelwerk und Quellen prüfen, Abweichungen markierenL0 · L1bereit
AG-03Berichts-AgentNachweise, Kennzahlen und Monatsbericht zusammenstellenL0 · L1bereit
AG-04Betriebs-AgentBetrieb beobachten, Abweichungen melden, Runbook-Schritte vorschlagenL0 · L2bereit
Stufen nach Risk-Policy: L0 ohne externen Seiteneffekt, L1 interne Wirkung mit Nutzerfreigabe, L2 externe Wirkung nur nach Freigabe durch einen benannten Menschen. L3 wird nicht automatisiert.
Netzwerk statt Overhead.
Partner für Datenschutz, Integration und Fachbereich kommen je Projekt dazu. Sie sehen vorher, wer mitarbeitet.
Erstgespräch anfragen →09 / Schulungen und Workshops
Damit Ihr Team KI irgendwann selbst betreibt.
Praxisformate von den Personen, die Ihre Systeme bauen. Kleine Gruppen, echte Fälle aus Ihrem Alltag. Die Formate sind in Vorbereitung; Interesse kann jetzt schon vorgemerkt werden.
Max. 12Teilnehmende je Kurs
Zertifikatinkl. Prüfungsprojekt
Aufzeichnung& Unterlagen unbegrenzt
GarantieDurchführung ab 4 Personen
AufbauSYN-201
KI-Agenten im Betrieb
- Monitoring, Updates und Incident-Reaktion nach Service Level
- Runbook, Freigabeprinzip und Eskalationswege
- Aus der Praxis von Managed AI (Care, Optimize, AI Operations)
Warteliste
In VorbereitungInteresse melden →
EinsteigerSYN-102
Datenschutz und KI für Entscheider
- Risikoklassifizierung nach dem EU AI Act im Überblick
- AVV, TOMs und Unterauftragsverarbeiter-Liste verstehen
- Make-or-Buy-Entscheidungen absichern
Warteliste
In VorbereitungInteresse melden →
EnterpriseSYN-301
In-House an Ihren Systemen
- Curriculum auf Basis Ihrer echten Systeme und Daten
- Arbeit an einem laufenden oder geplanten Fall
- Für Teams bis 12 Personen
Warteliste
In VorbereitungInteresse melden →
„Ein Mensch entscheidet vor jeder externen Wirkung. Ein System erstellt einen Entwurf, keine unbeaufsichtigte Aktion.“
§Unser GrundsatzFreigabeprinzip
„Der Nutzen wird gemessen, nicht behauptet. Jede Zahl hat eine Baseline und eine Quelle.“
§Unser GrundsatzMessprinzip
11 / Notizen
Aus dem
Maschinenraum.
Kein Content-Marketing. Notizen zu Vorgehen, Freigabe und Messung, immer mit Quelle.
Warum Freigabe durch Menschen kein Bremsklotz ist
Betrieb→ 09 / 2026Postfach-Automatisierung: was nach vier Wochen Pilot messbar ist
Pilot→ 09 / 2026EU AI Act für den Mittelstand: welche Pflichten wirklich greifen
Compliance→12 / Häufige Fragen
Bevor Sie fragen:
Sechs Fragen aus jedem Erstgespräch, hier vorab beantwortet. Alles Weitere klären wir im Gespräch.
Ihnen. Datenexport, Dokumentation der Workflows und Systeme sowie ein Übergabe- und Betriebshandbuch sind Teil jeder Umsetzung. Es entsteht keine Bindung über die genutzten Standard-Connectoren hinaus.
Die Verarbeitung erfolgt auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO mit einer dokumentierten Unterauftragsverarbeiter-Liste. Modellstufe und Verarbeitungsort werden je Anwendungsfall im Datenflussblatt festgelegt, eine Zusage vollständiger inhaltlicher Richtigkeit wird nicht gegeben.
Jeder Baustein erhält ein Angebot nach Erstgespräch, als Festpreis. Eine konkrete Zahl entsteht erst nach der ersten Sichtung des Prozesses; Schulungen sind in Vorbereitung, Preise folgen mit den fertigen Formaten.
Discovery dauert rund drei Wochen und endet mit einem Festpreisangebot. Der anschließende Pilot läuft vier bis sechs Wochen (Pilot S oder M) bis zur Abnahme; der Ausbau zum Business Automation System wird je Vertrag festgelegt.
Synthova ersetzt keine bestehende Plattform, sondern automatisiert einen ausgewählten Prozess über die vorhandene Systemlandschaft hinweg, mit einer vorher-nachher gemessenen Kennzahl.
Datenexport, Dokumentation und Übergabehandbuch sind bei jedem Baustein enthalten. Managed AI hat eine Mindestlaufzeit von sechs Monaten, monatlich im Voraus; danach ist der Betrieb jederzeit kündbar, ohne proprietäre Bindung.
13 / Kontakt
Ein Gespräch, um zu sehen,
ob ein Prozess passt.
Im Erstgespräch wird ein konkreter Prozess besprochen und eingeordnet, ob und wie eine Umsetzung sinnvoll ist. Es entsteht keine Verpflichtung zu einem Auftrag.
E-Mailinfo@synthova.de Telefon+49 1573 3964460
AnschriftVinzenzallee 16, 50859 Köln
ErreichbarkeitNach Vereinbarung
Reaktion innerhalb eines Werktags
NDA vor Erstgespräch auf Wunsch möglich
Ansprechpartner: der Verantwortliche für Ihren Fall
NDA vor Erstgespräch auf Wunsch möglich
Ansprechpartner: der Verantwortliche für Ihren Fall