KI-Automatisierung für den Mittelstand in Köln
Belege, Postfach, Angebote: Ein KI-Agent erledigt die Routine und bereitet jeden Vorgang vor. Sie prüfen und geben frei, erst dann geht etwas raus.
Beispielablauf: Eine Rechnung kommt per E-Mail. Der Agent liest Lieferant, Betrag und Konto aus. Sie geben den Buchungsvorschlag frei. Danach bucht das ERP.
Arbeitet mit Ihren Programmen
Beispiele. Namen gehören den jeweiligen Inhabern, keine Partnerschaft.
- Microsoft 365 E-Mail und Dateien
- Google Workspace E-Mail und Dateien
- DATEV-Export Buchhaltung
- HubSpot CRM
- Pipedrive CRM
- Excel Tabellen
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Vier Situationen aus fast jedem Erstgespräch. Und was sich mit einem KI-Agenten ändert.
Kostenloses Erstgespräch vereinbaren →Das Postfach bestimmt den Tag
Anfragen, Rechnungen und Rückfragen landen in einem Postfach. Wer zuerst liest, sortiert für alle.
Der Agent sortiert E-Mails vor, ordnet sie dem richtigen Vorgang zu und schreibt Antwortentwürfe. Gesendet wird erst nach Ihrer Freigabe.
Belege werden abgetippt
Lieferscheine und Eingangsrechnungen kommen als PDF oder Foto. Jemand überträgt sie von Hand ins System.
Belege werden automatisch erfasst und geprüft. Sie erhalten einen fertigen Buchungsvorschlag. Abweichungen landen bei Ihnen zur Prüfung.
Angebote dauern Tage
Preise, Verfügbarkeit und alte Aufträge liegen in drei Systemen. Das Zusammensuchen kostet Tage.
Der Agent erstellt den Angebotsentwurf aus Ihren Quellen. Ihr Vertrieb prüft, passt an und schickt ab.
Wissen sitzt bei Einzelnen
Wie ein Sonderfall läuft, weiß eine Person. Ist sie im Urlaub, bleibt der Vorgang liegen.
Handbücher, alte Vorgänge und Regeln werden durchsuchbar. Ihr Team fragt in eigenen Worten und bekommt die Antwort mit Quelle.
Wo ein KI-Agent bei Ihnen zuarbeitet.
Vier Leistungen und ein Standardbaustein, jede mit eigener Seite. Der Agent bereitet vor, Sie geben frei, erst dann geht etwas raus.
KI-Beratung
In rund drei Wochen nehmen wir einen Prozess auf, messen den Ist-Stand und liefern Business Case und Festpreisangebot. Zur Leistungsseite
KI-Automatisierung
Ein Ablauf läuft in vier bis sechs Wochen produktiv, mit Kennzahl vorher und nachher und Freigabe durch Menschen. Zur Leistungsseite
Postfach und Dokumente
Der KI-Agent sortiert, liest Angaben mit Quelle aus und bereitet Entwürfe vor. Sie geben frei. Zur Leistungsseite
Angebotserstellung
Der Agent baut aus Anfrage, Aufmaß und Preisbuch einen Angebotsentwurf mit Quellen. Ihr Team prüft, passt an und gibt frei. Zur Leistungsseite
KI-Telefonassistent
Nimmt Standardanrufe an, sagt zu Beginn, dass eine KI spricht, und übergibt Unklares an Ihr Team. Zur LeistungsseiteVier Angebote. Ein Ansprechpartner.
Jedes Angebot endet mit einem Ergebnis, das Sie sehen und messen können. Welches passt, klären wir im Erstgespräch.
Ein Ablauf läuft produktiv.
Wir automatisieren einen Prozess für ein Team, zum Beispiel die Belegerfassung. Vorher und nachher messen wir dieselbe Kennzahl. So sehen Sie, was sich geändert hat.
- Anbindung an Microsoft 365, Google Workspace, HubSpot, Pipedrive, DATEV-Export, Excel und CSV
- Test mit Ihren echten Fällen, höchstens 200, abgenommen von einer benannten Person bei Ihnen
- Fehlerbehandlung, Dokumentation und Überwachung inklusive
- Dauer 4 Wochen (Pilot S) oder 5 bis 6 Wochen (Pilot M)
Im Blog: Postfach-Automatisierung: was nach vier Wochen Pilot messbar ist
Mehrere Abläufe greifen ineinander.
Wenn der erste Ablauf läuft, verbinden wir weitere Arbeitsschritte und Systeme. Umfang, Schnittstellen und Rollen stehen im Vertrag. Tests, Umzug der Daten und Übergabe an den Betrieb gehören dazu.
- Mehrere Abläufe oder tiefe Anbindung an Ihre Systeme, im Vertrag klar begrenzt
- Tests, Datenübernahme und Übergabe an den Betrieb inklusive
- Für jeden Arbeitsschritt eine Kennzahl als Abnahmekriterium
- Voraussetzung: abgeschlossener Pilot oder Vorklärung
Musterfall: Angebotsprüfung im Maschinenbau
Ihr Firmenwissen, mit Quelle.
Wir binden bis zu drei Datenquellen an ein internes Wissenssystem. Jede Antwort zeigt ihre Quelle. Wer was sehen darf, folgt Ihren bestehenden Rechten. Die KI läuft in der EU.
- Bis zu drei Datenquellen, mit Ihren Zugriffsrechten und Rollen
- Jede Antwort mit sichtbarer Quellenangabe
- Trefferquote der Quellenangaben gemessen, Grenzwert steht im Angebot
- Betrieb in der EU, das System liest nur und schreibt nichts in Ihre Programme
Musterfall: KI für Steuerberater bei der Belegerkennung
Wir halten Ihr System am Laufen.
Wir überwachen das System, spielen Updates ein und helfen bei Störungen. Wie schnell, regelt das Servicepaket. Servicezeit Montag bis Freitag 9 bis 17 Uhr, Mindestlaufzeit sechs Monate.
- Care (Grundbetreuung): Überwachung, Updates, Hilfe bei Störungen, Monatsbericht
- Optimize (mit Verbesserungsbudget): wie Care, dazu ein festes monatliches Budget
- AI Operations (für mehrere Systeme): Regeln und Qualitätsprüfungen, Weiterentwicklung mit Vorrang
- Überwachung läuft schon vor Vertragsstart
Im Blog: Human in the Loop: warum Freigabe kein Bremsklotz ist
Workshops für Ihr Team sind in Vorbereitung: Team-Workshop (1,5 Tage), KI-Agenten im Betrieb, Datenschutz und KI für Entscheider, In-House an Ihren Systemen. Höchstens 12 Teilnehmende.
Interesse vormerken →In vier Schritten zum laufenden Prozess.
Jeder Schritt endet mit einem Ergebnis, über das Sie entscheiden. Kein offenes Stundenkonto, sondern ein Festpreis je Schritt. Am Anfang steht ein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch.
Vorklärung
- Drei Gespräche mit Ihren Fachbereichen, ein ausgewählter Prozess
- Blick auf Systeme, Daten, Datenschutz und Risiko
- Ist-Stand mit dem Rechner, Zielprozess
Pilot Einstieg
- Anbindung, Ablauf und Freigabe einrichten
- Test mit Ihren Fällen, Abnahme durch eine benannte Person
- Fehlerbehandlung, Dokumentation, Überwachung
Ausbau
- Weitere Abläufe oder tiefere Anbindung, im Vertrag begrenzt
- Tests, Datenübernahme, Übergabe
- Eine dokumentierte Messgröße je Workflow
Betrieb
- Überwachung, Updates, Hilfe bei Störungen
- Monatsbericht und vereinbarte Reaktionszeiten
- Servicepaket: Grundbetreuung, mit Verbesserungsbudget oder für mehrere Systeme
Sie erhalten schriftlich: Prozessaufnahme, Datenflussblatt, Abnahmeprotokoll, Betriebshandbuch.
Was KI-Automatisierung bringen kann.
Sechs Musterfälle, keine Kundenreferenzen. Die Zahlen stammen aus unserem Rechenmodell mit vorsichtigen Annahmen, nicht aus Kundenprojekten.
SteuerberatungMusterfall · Belegerkennung
Heute, von Hand
Belege aus vielen Mandaten
- Rechnungen
- Quittungen
- Kontoauszüge
Mit Agent
Belege werden in der eigenen, abgeschotteten Umgebung der Kanzlei erfasst. Freigabe durch eine benannte Person, im Zweifel zu zweit.
12072Stunden/Monat · Bearbeitungszeit je Belegdurchlauf
So läuft es im Betrieb
Eigene, abgeschottete Infrastruktur der Kanzlei
- Belege aus vielen Mandaten Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge in unterschiedlicher Qualität
- Angaben erkannt BetragDatumBelegartKostenstelle
- Vorschlag mit Quelle Verweis auf die Stelle im Originalbeleg
- Freigabe Eine benannte Person, im Zweifel im Vier-Augen-Prinzip
Löschkonzept je Mandat: Aufbewahrung getrennt von der Verarbeitung
GroßhandelMusterfall · Bestelleingang
Heute, von Hand
Jede Bestellung von Hand ins Warenwirtschaftssystem
- Artikelnummer
- Menge
- Liefertermin
Mit Agent
Bestellungen aus PDF, Mail oder Excel werden ausgelesen und gegen die Stammdaten geprüft. Unklare Positionen werden markiert statt geraten.
12581,25Stunden/Monat · Bearbeitungszeit je Bestellung
So läuft es im Betrieb
- PDF im Anhang
- Text in der Mail
- Excel-Liste
- Eingescanntes Fax
Bestellvorschlag für das ERPnoch nicht angelegt
| Artikelnummer | Menge | Liefertermin | Lieferadresse | Abgleich mit Stammdaten | Stelle im Original |
|---|---|---|---|---|---|
| erkannt | erkannt | erkannt | erkannt | passt | PDF im Anhang |
| erkannt | erkannt | erkannt | erkannt | passt | Text in der Mail |
| erkannt | erkannt | erkannt | erkannt | unbekannt, markiert statt geraten | Excel-Liste |
| erkannt | erkannt | erkannt | erkannt | passt | Eingescanntes Fax |
Eine benannte Person prüft die markierte Position und gibt frei, bevor ein Auftrag im ERP entsteht oder eine Bestätigung an den Kunden geht. Ob eindeutige Standardbestellungen mit verkürzter Prüfung durchlaufen, legt der Betrieb selbst fest.
LogistikMusterfall · Ticket-Priorisierung
Heute, von Hand
Gesichtet nach Eingangsreihenfolge
- Lieferstörungen
- Reklamationen
- Nachfragen
Mit Agent
Tickets werden nach Dringlichkeit, Vertrag und Warenart sortiert. Bei Eskalationen entscheidet ein Mensch, bevor etwas nach außen geht.
12084Stunden/Monat · Bearbeitungszeit je Ticket
So läuft es im Betrieb
Nach Eingang
Nach Dringlichkeit sortiert
- Nachfrage
- Reklamation
- Lieferstörungverderbliche Ware
- Lieferstörungdrohende Vertragsstrafe
- Lieferstörungdrohende Vertragsstrafe Vertragsbindung Eskalation · Mensch entscheidet
- Lieferstörungverderbliche Ware Warenart Eskalation · Mensch entscheidet
- Reklamation Dringlichkeit
- Nachfrage
Zu jedem Ticket schlägt das System Reihenfolge und zuständige Stelle vor. Externe Kommunikation und Änderungen im Transportmanagementsystem erst nach der Entscheidung.
HandwerkMusterfall · Angebotserstellung
Heute, von Hand
Ein Angebot, oft abends
- Anfrage per Mail, Telefonnotiz und Foto
- Aufmaß, Leistungsverzeichnis und Materialliste
- Positionen aus älteren Angeboten kopieren
Mit Agent
Aus Anfrage und Aufmaß entsteht ein Angebotsentwurf mit Positionen aus dem eigenen Leistungskatalog. Kalkulation und Konditionen legt der Betrieb fest.
10070Stunden/Monat · Bearbeitungszeit je Angebot oder Auftragsbestätigung
So läuft es im Betrieb
- Telefonnotiz
- Foto von der Baustelle
Angebotsentwurfzur Freigabe
- Leistungsart
- aus der Anfrage Quelle
- Mengen und Maße
- aus dem Aufmaß Quelle
- Wunschtermin
- aus der Anfrage Quelle
- Kalkulation
- Vorgabe des Betriebs
Vor dem Versand an den Kunden
- Entwurf gelesen, Positionen aus dem eigenen Leistungskatalog
- Quelle jeder Angabe in der Anfrage gesehen
- Abweichungen zu vergleichbaren früheren Angeboten geprüft
- Kalkulation und Konditionen vom Betrieb vorgegeben
Freigabe durch eine benannte Person
Ohne Freigabe verlässt nichts das Haus.
HausverwaltungMusterfall · Anfragen-Triage
Heute, von Hand
Alles im selben Postfach
- Schadensmeldungen
- Fragen zur Nebenkostenabrechnung
- Terminabstimmungen
Mit Agent
Anfragen von Eigentümern und Mietern werden nach Art und Dringlichkeit eingeordnet, Schadensmeldungen nach oben sortiert, Antworten vorbereitet.
10070Stunden/Monat · Bearbeitungszeit je Anfrage
So läuft es im Betrieb
Ein Postfach, nach Eingang
- Adressänderung
- Wasserschaden
- Frage zur Nebenkostenabrechnung
- Terminabstimmung
- Belegfrage
- Beschwerde
Der Wasserschaden steht hinter einer Adressänderung.
Eingeordnet nach Art und Dringlichkeit
- NebenkostenFrage zur NebenkostenabrechnungObjekt und zuständige Person
- TermineTerminabstimmungObjekt und zuständige Person
- BelegeBelegfrageObjekt und zuständige Person
- BeschwerdenBeschwerdeObjekt und zuständige Person
- StammdatenAdressänderungObjekt und zuständige Person
Für Standardfälle liegt ein Antwortentwurf mit Quelle bereit. Bevor eine Antwort an Eigentümer oder Mieter geht, ein Handwerker beauftragt oder eine Meldung im Verwaltungssystem geändert wird, gibt eine benannte Person frei.
MaschinenbauMusterfall · Angebotsprüfung
Heute, von Hand
Ein Angebot, mehrere Abteilungen
- Technische Machbarkeit
- Kalkulation
- Lieferzeiten
Mit Agent
Angaben aus Anfragen, Zeichnungen und Stücklisten werden mit Quelle herausgezogen. Eine benannte Person prüft den Entwurf und gibt frei.
5032,5Stunden/Monat · Bearbeitungszeit je Angebotsprüfung
So läuft es im Betrieb
- Eingang Anfrage mit Anhängen Anfragen, technische Zeichnungen und Stücklisten, nicht immer im selben Format.
- Vorsortiert Angaben mit Quelle Mengen, Termine und technische Kennwerte, jeweils mit Verweis auf die Stelle im Ausgangsdokument.
- Freigabe Eine benannte Person gibt frei Sie sieht Entwurf, Quellen und Unterschied zum bisherigen Stand, bevor etwas an den Kunden geht.
- Übergabe Ins bestehende Kalkulationssystem Erst nach der Freigabe, nicht vorher.
Alle Kennzahlen mit Rechenweg: Übersicht der Musterfälle. Wie wir Freigabe und Datenschutz in solchen Abläufen einordnen, steht im Blog: Warum Freigabe durch Menschen kein Bremsklotz ist und EU AI Act für den Mittelstand.
Rechnen Sie Ihren Fall in 60 Sekunden.
Vier Regler, Ihre Zahlen. Dieselbe Rechnung nutzen wir in der Vorklärung.
Annahmen: 46 Arbeitswochen, vorsichtiger Automatisierungsgrad, ohne Skaleneffekte. Der Richtwert für die Investition ist eine Annahme dieser Beispielrechnung. Verbindliche Zahlen liefert die Vorklärung.Beispielrechnung, unverbindlich.
KI, DSGVO-konform von Anfang an.
Datenschutz planen wir vom ersten Tag an mit. Vor dem Pilot unterschreiben wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO vor dem ersten Pilot
- Offene Liste aller Unterauftragnehmer und dokumentierte Schutzmaßnahmen je System
- Einordnung nach dem EU AI Act je Anwendungsfall. Keine Hochrisiko-Entscheidungen als erster Anwendungsfall
- Wir setzen technisch um. Eine Rechtsberatung ersetzen wir nicht
Technik im Detail, für Ihre IT
Stufen der Agenten: L0 ohne Wirkung nach außen, L1 interne Wirkung mit Freigabe, L2 Wirkung nach außen nur nach Freigabe durch einen benannten Menschen. L3 wird nicht automatisiert.
Eingesetzte Technik: n8n, LangGraph, Langfuse, Ollama, vLLM, PostgreSQL mit pgvector, Python, Playwright, Docker, Hetzner (EU). Alle Marken gehören ihren Inhabern.
Ein Ansprechpartner. Vom ersten Gespräch bis zum Betrieb.
Zwischen Ihnen und Ihrem Projekt steht kein Vertrieb. Sie sprechen von Anfang an mit dem, der Ihr System plant, baut und jede Wirkung nach außen freigibt.
Begleitet jedes Projekt selbst, vom ersten Gespräch bis zum Betrieb.
Abdelhak Kabbouri auf LinkedInIhre KI-Agenten arbeiten unter Aufsicht
- Postfach-Agentsortiert Anfragen und zieht Angaben mit Quelle heraus
- Prüf-Agentprüft Entwürfe gegen Ihre Regeln und markiert Abweichungen
- Berichts-Agentstellt Nachweise, Kennzahlen und Monatsbericht zusammen
- Betriebs-Agentbeobachtet den Betrieb und meldet Auffälligkeiten
„Ein Mensch entscheidet, bevor etwas nach außen geht. Das System macht einen Entwurf, keine Aktion.“
Unser Grundsatz · Freigabe
„Nutzen wird gemessen, nicht behauptet. Jede Zahl hat einen Ausgangswert und eine Quelle.“
Unser Grundsatz · Messung
Partner: Partner für Datenschutz, Anbindung und Fachfragen kommen je Projekt dazu. Sie wissen vorher, wer mitarbeitet.
Was bei uns anders ist
Was Geschäftsführer vorher wissen wollen.
Die häufigsten Fragen aus jedem Erstgespräch. Alles Weitere klären wir persönlich.
Eine KI-Agentur nimmt einen Ablauf in Ihrem Betrieb auf, baut dafür einen KI-Agenten, der zuarbeitet, und betreut ihn im Betrieb. Bei Synthova heißt das: erst eine Vorklärung mit Zahlen, dann ein Pilot mit Abnahme, danach auf Wunsch der laufende Betrieb. Was nach außen wirkt, gibt bei Ihnen ein Mensch frei. Wir sitzen in Köln und arbeiten für Betriebe in NRW und im DACH-Raum.
Ihnen. Datenexport, Dokumentation und ein Übergabehandbuch gehören zu jeder Umsetzung. Sie sind an nichts gebunden außer an die Standard-Anbindungen, die Sie ohnehin nutzen.
Wir arbeiten mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und einer offenen Liste aller Unterauftragnehmer. Welches Modell Ihre Daten verarbeitet und wo, legen wir je Anwendungsfall schriftlich fest. Vollständige inhaltliche Richtigkeit sagen wir nicht zu. Mehr dazu im Blog: EU AI Act für den Mittelstand: welche Pflichten wirklich greifen
Jeder Schritt bekommt nach dem kostenlosen Erstgespräch ein Festpreisangebot. Eine konkrete Zahl nennen wir, sobald wir Ihren Prozess gesehen haben.
Die Vorklärung dauert rund drei Wochen und endet mit einem Festpreisangebot. Der Pilot läuft danach vier bis sechs Wochen bis zur Abnahme. Wie weit der Ausbau geht, regelt der Vertrag. Mehr dazu im Blog: Postfach-Automatisierung: was nach vier Wochen Pilot messbar ist
Synthova ersetzt keine Software. Wir automatisieren einen ausgewählten Ablauf über Ihre vorhandenen Programme hinweg und messen die Wirkung vorher und nachher.
Datenexport, Dokumentation und Übergabehandbuch sind immer enthalten. Der Betrieb (Managed AI) hat eine Mindestlaufzeit von sechs Monaten, monatlich im Voraus bezahlt. Danach ist er jederzeit kündbar, ohne Bindung an eine Plattform.
Alles, was nach außen wirkt, gibt vorher ein Mensch frei: eine E-Mail, eine Buchung, ein Eintrag im ERP. Der Agent schlägt vor, prüft und protokolliert, er handelt nicht allein. Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar. Die Fehlerquote messen wir im Pilot vorher und nachher. Mehr dazu im Blog: Human in the Loop: warum Freigabe kein Bremsklotz ist
Wenig: eine Person für Rückfragen und Abnahme, bis zu 200 Beispielfälle und die Zugänge zu Ihren Systemen innerhalb von fünf Werktagen. Eine eigene IT-Abteilung brauchen Sie nicht. Den Betrieb übernehmen wir oder übergeben ihn dokumentiert an Ihr Team.
Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus, in Kraft seit 27. Juli 2026) müssen sie kein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren; bis dahin verlangte der Text, Kompetenz nach besten Kräften sicherzustellen. Was angemessen ist, hängt von Vorwissen, Aufgabe und Einsatz ab. Der Artikel gilt seit dem 2. Februar 2025. Das ist keine Rechtsberatung. Mehr dazu im Blog: EU AI Act für den Mittelstand: welche Pflichten wirklich greifen
Nachlesen, bevor Sie entscheiden.
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KI-Angebotserstellung im Handwerk: Welcher Weg passt? Sie erfahren, welcher von drei Wegen zur KI-Angebotserstellung im Handwerk passt, welche Fehler und Kostentreiber es gibt und wie Sie starten. -
EU AI Act für den Mittelstand: welche Pflichten wirklich greifen EU AI Act im Mittelstand: Welche Rolle Sie haben, welche Pflichten greifen (Art. 4, Transparenz) und welche Stichtage gelten. Mit Quellen, ohne Panik. -
Human in the Loop: warum Freigabe kein Bremsklotz ist Human in the Loop im Betrieb: Warum eine benannte Freigabestelle Automatisierung schneller macht, wer was freigibt und wie es ohne Stau läuft. -
Postfach-Automatisierung: was nach vier Wochen Pilot messbar ist Was ein vierwöchiger Pilot zur Postfach-Automatisierung messbar zeigt: Baseline, Freigabequote, ungenehmigte Aktionen und Abnahmeprotokoll.
Passt Ihr Prozess? Finden wir es heraus.
Das Erstgespräch (20 Minuten) ist kostenlos und unverbindlich. Wir schauen uns einen konkreten Prozess an. Danach wissen Sie, ob und wie sich eine Umsetzung lohnt.
- Vertraulichkeitsvereinbarung vor dem Gespräch auf Wunsch
- Sie sprechen mit dem, der Ihr Projekt umsetzt