Belege, Postfach, Angebote: Ein KI-Agent erledigt die Routine und bereitet jeden Vorgang vor. Sie prüfen und geben frei, erst dann geht etwas raus.
Beispielablauf: Eine Rechnung kommt per E-Mail. Der Agent liest Lieferant, Betrag und Konto aus. Sie geben den Buchungsvorschlag frei. Danach bucht das ERP.
Arbeitet mit Ihren Programmen
Beispiele. Namen gehören den jeweiligen Inhabern, keine Partnerschaft.
Vier Situationen aus fast jedem Erstgespräch. Und was sich mit einem KI-Agenten ändert.
Kostenloses Erstgespräch vereinbaren →Anfragen, Rechnungen und Rückfragen landen in einem Postfach. Wer zuerst liest, sortiert für alle.
Der Agent sortiert E-Mails vor, ordnet sie dem richtigen Vorgang zu und schreibt Antwortentwürfe. Gesendet wird erst nach Ihrer Freigabe.
Lieferscheine und Eingangsrechnungen kommen als PDF oder Foto. Jemand überträgt sie von Hand ins System.
Belege werden automatisch erfasst und geprüft. Sie erhalten einen fertigen Buchungsvorschlag. Abweichungen landen bei Ihnen zur Prüfung.
Preise, Verfügbarkeit und alte Aufträge liegen in drei Systemen. Das Zusammensuchen kostet Tage.
Der Agent erstellt den Angebotsentwurf aus Ihren Quellen. Ihr Vertrieb prüft, passt an und schickt ab.
Wie ein Sonderfall läuft, weiß eine Person. Ist sie im Urlaub, bleibt der Vorgang liegen.
Handbücher, alte Vorgänge und Regeln werden durchsuchbar. Ihr Team fragt in eigenen Worten und bekommt die Antwort mit Quelle.
Jedes Angebot endet mit einem Ergebnis, das Sie sehen und messen können. Welches passt, klären wir im Erstgespräch.
Wir automatisieren einen Prozess für ein Team, zum Beispiel die Belegerfassung. Vorher und nachher messen wir dieselbe Kennzahl. So sehen Sie, was sich geändert hat.
Im Blog: Postfach-Automatisierung: was nach vier Wochen Pilot messbar ist
Wenn der erste Ablauf läuft, verbinden wir weitere Arbeitsschritte und Systeme. Umfang, Schnittstellen und Rollen stehen im Vertrag. Tests, Umzug der Daten und Übergabe an den Betrieb gehören dazu.
Musterfall: Angebotsprüfung im Maschinenbau
Wir binden bis zu drei Datenquellen an ein internes Wissenssystem. Jede Antwort zeigt ihre Quelle. Wer was sehen darf, folgt Ihren bestehenden Rechten. Die KI läuft in der EU.
Musterfall: Belegerkennung in der Steuerberatung
Wir überwachen das System, spielen Updates ein und helfen bei Störungen. Wie schnell, regelt das Servicepaket. Servicezeit Montag bis Freitag 9 bis 17 Uhr, Mindestlaufzeit sechs Monate.
Im Blog: Human in the Loop: warum Freigabe kein Bremsklotz ist
Workshops für Ihr Team sind in Vorbereitung: Team-Workshop (1,5 Tage), KI-Agenten im Betrieb, Datenschutz und KI für Entscheider, In-House an Ihren Systemen. Höchstens 12 Teilnehmende.
Interesse vormerken →Jeder Schritt endet mit einem Ergebnis, über das Sie entscheiden. Kein offenes Stundenkonto, sondern ein Festpreis je Schritt. Am Anfang steht ein kostenloses und unverbindliches Erstgespräch.
Sie erhalten schriftlich: Prozessaufnahme, Datenflussblatt, Abnahmeprotokoll, Betriebshandbuch.
Drei Musterfälle, keine Kundenreferenzen. Die Zahlen stammen aus unserem Rechenmodell mit vorsichtigen Annahmen, nicht aus Kundenprojekten.
Ein Angebot durchläuft mehrere Abteilungen, bis Machbarkeit, Kalkulation und Lieferzeiten abgeglichen sind. Zeit geht an Suche und Nacherfassung statt an die fachliche Prüfung.
Anfragen werden vorsortiert, wichtige Angaben mit Quelle herausgezogen. Eine benannte Person prüft den Entwurf und gibt ihn frei.
Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge in wechselnder Qualität binden Erfassungszeit. Mandantendaten dürfen das Haus nicht verlassen, eine externe Cloud scheidet aus.
Belege werden in Ihrer eigenen, abgeschotteten Umgebung erfasst. Eine benannte Person gibt frei, im Zweifel zu zweit. Löschkonzept je Mandat.
Viele Tickets zu Lieferstörungen und Reklamationen werden manuell gesichtet. Dringende Fälle gehen unter, wenn nur nach Eingangsreihenfolge gearbeitet wird.
Tickets werden nach Dringlichkeit, Vertrag und Warenart sortiert. Bei Eskalationen entscheidet ein Mensch, bevor etwas nach außen geht.
Drei weitere Musterfälle (Handwerk, Großhandel, Hausverwaltung) und alle Kennzahlen: Übersicht der Musterfälle. Wie wir Freigabe und Datenschutz in solchen Abläufen einordnen, steht im Blog: Warum Freigabe durch Menschen kein Bremsklotz ist und EU AI Act für den Mittelstand.
Vier Regler, Ihre Zahlen. Dieselbe Rechnung nutzen wir in der Vorklärung.
Annahmen: 46 Arbeitswochen, vorsichtiger Automatisierungsgrad, ohne Skaleneffekte. Der Richtwert für die Investition ist eine Annahme dieser Beispielrechnung. Verbindliche Zahlen liefert die Vorklärung.Beispielrechnung, unverbindlich.
Datenschutz planen wir vom ersten Tag an mit. Vor dem Pilot unterschreiben wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Stufen der Agenten: L0 ohne Wirkung nach außen, L1 interne Wirkung mit Freigabe, L2 Wirkung nach außen nur nach Freigabe durch einen benannten Menschen. L3 wird nicht automatisiert.
Eingesetzte Technik: n8n, LangGraph, Langfuse, Ollama, vLLM, PostgreSQL mit pgvector, Python, Playwright, Docker, Hetzner (EU). Alle Marken gehören ihren Inhabern.
Zwischen Ihnen und Ihrem Projekt steht kein Vertrieb. Sie sprechen von Anfang an mit dem, der Ihr System plant, baut und jede Wirkung nach außen freigibt.
Begleitet jedes Projekt selbst, vom ersten Gespräch bis zum Betrieb.
Abdelhak Kabbouri auf LinkedIn„Ein Mensch entscheidet, bevor etwas nach außen geht. Das System macht einen Entwurf, keine Aktion.“
Unser Grundsatz · Freigabe
„Nutzen wird gemessen, nicht behauptet. Jede Zahl hat einen Ausgangswert und eine Quelle.“
Unser Grundsatz · Messung
Partner: Partner für Datenschutz, Anbindung und Fachfragen kommen je Projekt dazu. Sie wissen vorher, wer mitarbeitet.
Die häufigsten Fragen aus jedem Erstgespräch. Alles Weitere klären wir persönlich.
Eine KI-Agentur nimmt einen Ablauf in Ihrem Betrieb auf, baut dafür einen KI-Agenten, der zuarbeitet, und betreut ihn im Betrieb. Bei Synthova heißt das: erst eine Vorklärung mit Zahlen, dann ein Pilot mit Abnahme, danach auf Wunsch der laufende Betrieb. Was nach außen wirkt, gibt bei Ihnen ein Mensch frei. Wir sitzen in Köln und arbeiten für Betriebe in NRW und im DACH-Raum.
Ihnen. Datenexport, Dokumentation und ein Übergabehandbuch gehören zu jeder Umsetzung. Sie sind an nichts gebunden außer an die Standard-Anbindungen, die Sie ohnehin nutzen.
Wir arbeiten mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und einer offenen Liste aller Unterauftragnehmer. Welches Modell Ihre Daten verarbeitet und wo, legen wir je Anwendungsfall schriftlich fest. Vollständige inhaltliche Richtigkeit sagen wir nicht zu. Mehr dazu im Blog: EU AI Act für den Mittelstand: welche Pflichten wirklich greifen
Jeder Schritt bekommt nach dem kostenlosen Erstgespräch ein Festpreisangebot. Eine konkrete Zahl nennen wir, sobald wir Ihren Prozess gesehen haben.
Die Vorklärung dauert rund drei Wochen und endet mit einem Festpreisangebot. Der Pilot läuft danach vier bis sechs Wochen bis zur Abnahme. Wie weit der Ausbau geht, regelt der Vertrag. Mehr dazu im Blog: Postfach-Automatisierung: was nach vier Wochen Pilot messbar ist
Synthova ersetzt keine Software. Wir automatisieren einen ausgewählten Ablauf über Ihre vorhandenen Programme hinweg und messen die Wirkung vorher und nachher.
Datenexport, Dokumentation und Übergabehandbuch sind immer enthalten. Der Betrieb (Managed AI) hat eine Mindestlaufzeit von sechs Monaten, monatlich im Voraus bezahlt. Danach ist er jederzeit kündbar, ohne Bindung an eine Plattform.
Alles, was nach außen wirkt, gibt vorher ein Mensch frei: eine E-Mail, eine Buchung, ein Eintrag im ERP. Der Agent schlägt vor, prüft und protokolliert, er handelt nicht allein. Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar. Die Fehlerquote messen wir im Pilot vorher und nachher. Mehr dazu im Blog: Human in the Loop: warum Freigabe kein Bremsklotz ist
Wenig: eine Person für Rückfragen und Abnahme, bis zu 200 Beispielfälle und die Zugänge zu Ihren Systemen innerhalb von fünf Werktagen. Eine eigene IT-Abteilung brauchen Sie nicht. Den Betrieb übernehmen wir oder übergeben ihn dokumentiert an Ihr Team.
Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus, in Kraft seit 27. Juli 2026) müssen sie kein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren; bis dahin verlangte der Text, Kompetenz nach besten Kräften sicherzustellen. Was angemessen ist, hängt von Vorwissen, Aufgabe und Einsatz ab. Der Artikel gilt seit dem 2. Februar 2025. Das ist keine Rechtsberatung. Mehr dazu im Blog: EU AI Act für den Mittelstand: welche Pflichten wirklich greifen
Das Erstgespräch (20 Minuten) ist kostenlos und unverbindlich. Wir schauen uns einen konkreten Prozess an. Danach wissen Sie, ob und wie sich eine Umsetzung lohnt.
Hey, ich bin der Synthova-Agent. Fragen zu Pilot, Vorgehen oder Datenschutz?
SYNTHOVA
online · Antwort < 8 s
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