KI-Telefonassistent für wiederkehrende Anrufe
Ein KI-Telefonassistent nimmt klar begrenzte Anrufe entgegen, sagt dem Anrufer zu Beginn, dass er mit einer KI spricht, beantwortet freigegebene Standardfragen und übergibt Unklares, Sensibles oder Verbindliches an einen Menschen in Ihrem Team. Bei Synthova ist er ein Standardbaustein: einmal gebaut, für Ihren Betrieb konfiguriert.
- KI-Kennzeichnung
- Terminwunsch
- Unklares Anliegen
- Übergabe an Menschen
- KI-Assistent Guten Tag. Sie sprechen mit dem KI-Assistenten des Betriebs. Ich bin eine künstliche Intelligenz, kein Mensch. Ich helfe bei Terminen und Standardfragen. Worum geht es?
- Anruferin Hallo. Ich möchte einen Termin für die jährliche Wartung vereinbaren.
- KI-Assistent Gern. Welcher Tag und welche Tageszeit wären Ihnen am liebsten?
- Anruferin Donnerstagvormittag, wenn das geht. Und noch etwas: Auf meiner letzten Rechnung stimmt, glaube ich, etwas nicht.
- KI-Assistent Ich notiere Ihren Wunsch: Donnerstagvormittag. Das Büro prüft den Termin und bestätigt ihn Ihnen. Zur Rechnung kann ich nichts Verbindliches sagen, das klärt besser ein Mensch. Ich verbinde Sie jetzt mit dem Büro und gebe Ihr Anliegen weiter.
- Anruferin Gut, danke.
- KI-Assistent Gern. Einen Moment, ich verbinde.
Übergabe an das Büro
- Aufgenommen
- Terminwunsch Wartung: Donnerstagvormittag. Das Büro prüft und bestätigt.
- Offen
- Frage zur letzten Rechnung: klärt ein Mensch
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- KI-Assistent
- Guten Tag. Sie sprechen mit dem KI-Assistenten des Betriebs. Ich bin eine künstliche Intelligenz, kein Mensch. Ich helfe bei Terminen und Standardfragen. Worum geht es?
- Anruferin
- Hallo. Ich möchte einen Termin für die jährliche Wartung vereinbaren.
- KI-Assistent
- Gern. Welcher Tag und welche Tageszeit wären Ihnen am liebsten?
- Anruferin
- Donnerstagvormittag, wenn das geht. Und noch etwas: Auf meiner letzten Rechnung stimmt, glaube ich, etwas nicht.
- KI-Assistent
- Ich notiere Ihren Wunsch: Donnerstagvormittag. Das Büro prüft den Termin und bestätigt ihn Ihnen. Zur Rechnung kann ich nichts Verbindliches sagen, das klärt besser ein Mensch. Ich verbinde Sie jetzt mit dem Büro und gebe Ihr Anliegen weiter.
- Anruferin
- Gut, danke.
- KI-Assistent
- Gern. Einen Moment, ich verbinde.
Kurz beantwortet.
- Was macht er?
- Er beantwortet freigegebene Standardfragen, nimmt Anliegen auf und übergibt an die richtige Person.
- Merkt der Anrufer, dass es eine KI ist?
- Ja. Die KI-Kennzeichnung kommt zu Beginn jedes Gesprächs.
- Was kostet er?
- Festpreis für die Einrichtung plus monatlicher Betrieb. Das Angebot erhalten Sie nach dem Erstgespräch.
Das Telefon unterbricht jede Arbeit.
Schema eines Arbeitstags: Anrufe kommen in Wellen, mitten in andere Arbeit. Keine Messwerte.
-
Standardfragen kommen jeden Tag
Erreichbarkeit, Stand eines Vorgangs, wer zuständig ist: Dieselben Fragen unterbrechen immer wieder die eigentliche Arbeit.
-
Wer anruft, landet im Leeren
Ohne strukturierte Übergabe weiß niemand, wer zurückruft und worum es ging.
-
Sprachdaten brauchen klare Regeln
Wer KI am Telefon einsetzt, muss Kennzeichnung, Aufbewahrung und Datenfluss sauber regeln.
- Ein Anruf kommt an
-
KI-Kennzeichnung zu Beginn - Anliegen wird aufgenommen
- Übergabe an Ihr Team
Was der Assistent nicht tut
Unklares, Sensibles und Verbindliches geht an einen Menschen.
- Verbindliche Zusagen, Bestellungen, Zahlungen oder Kündigungen annehmen
- Gespräche verdeckt mitschneiden oder speichern
- Kalender, CRM oder andere Kundensysteme automatisch ändern
- Entscheidungen über Identität, Bonität oder Beschäftigung treffen
- Einen Menschen bei Unsicherheit oder Beschwerde ersetzen
Was zum Baustein gehört.
Ein eingerichteter Telefonassistent mit KI-Kennzeichnung, Übergabe an Menschen und laufendem Betrieb
- Telefonanbindung mit Begrüßung, KI-Kennzeichnung, Themenauswahl, Eskalation und Übergabe
- Dialogvorlage mit freigegebenen Antworten, Rückfragen, Abbruch und Übergabe
- Optionaler Aufzeichnungsmodus mit Hinweis und Einwilligung; ob und wie, wird je Einsatz geprüft
- Datenflussblatt, Aufbewahrungs- und Löschkonzept, Hinweise für Betrieb und Störungen
- Testprotokoll für Dialoge, Übergaben und Abbruch
Konfiguriert, nicht neu gebaut.
Der Baustein ist einmal gebaut und wird für Ihren Betrieb eingerichtet. Er ergänzt eine Vorklärung oder einen laufenden Betrieb bei Synthova.
- Erstgespräch
Einsatz klären
- Welche Anrufe, welche Themen
- Wohin übergeben wird
- Einrichtung
Dialog und Übergabe
- Rufnummer oder Eingangskanal, Geschäftszeiten, Begrüßung mit KI-Kennzeichnung
- Erlaubte Themen, Übergabeziel und Abbruchregeln
- Freigegebene Wissensquellen und Antwortton
- Test
Sprachtest
- Dialogtreue, Erkennen von Unsicherheit, Unterbrechungen
- Übergaben und Abbruch
- Testprotokoll
- laufend
Betrieb
- Überwachung und Pflege der Dialoge
- Monatlicher Betrieb
KI-Kennzeichnung und Übergabe an Menschen.
Zu Beginn jedes Gesprächs erfährt der Anrufer, dass er mit einer KI spricht. Was unklar, sensibel oder verbindlich ist, übergibt der Assistent an einen Menschen. Eine Aufzeichnung gibt es nur optional, mit Hinweis und Einwilligung; ob und wie sie zulässig ist, wird je Einsatz geprüft.
Erster Satz jedes Gesprächs
„Guten Tag. Sie sprechen mit dem KI-Assistenten des Betriebs. Ich bin eine künstliche Intelligenz, kein Mensch.“
Aus dem gestellten Demo-Anruf oben
- Für Live-Gespräche benennen Sie bei sich eine Person, die freigibt (Freigabestufe L2). Ohne sie bleibt es bei Entwürfen und interner Übergabe an Ihr Team
- Ohne Einwilligung keine Aufzeichnung
- Datenklassen, Speicherort und Aufbewahrung stehen im Datenflussblatt
- Das ist keine Rechtsberatung
Fragen zu KI-Telefonassistent
Ein KI-System nimmt Anrufe entgegen, beantwortet freigegebene Standardfragen und nimmt Anliegen auf. Unklare, sensible oder verbindliche Anliegen übergibt es an einen Menschen.
Ja. Die KI-Kennzeichnung kommt zu Beginn jedes Gesprächs, bevor der Dialog beginnt.
Nicht automatisch. Eine Aufzeichnung ist optional und nur mit Hinweis und Einwilligung vorgesehen. Ob und in welcher Form sie zulässig ist, wird je Einsatz geprüft. Das ist keine Rechtsberatung.
Ja, wenn wiederkehrende Anrufe die Arbeit unterbrechen, etwa Fragen zur Erreichbarkeit oder Terminwünsche, die vorbereitet werden sollen. Der Assistent nimmt das Anliegen auf und übergibt es an Ihr Team. Verbindliche Termine und Zusagen bestätigt ein Mensch.
Nicht selbstständig. Verbindliche Zusagen, Bestellungen, Zahlungen oder Kündigungen nimmt er nicht an, und Kalender oder Kundensysteme ändert er nicht automatisch.
Die Einrichtung kostet einen Festpreis, dazu kommt der monatliche Betrieb. Das Angebot erhalten Sie nach dem Erstgespräch. Der Baustein ergänzt eine Vorklärung oder einen laufenden Betrieb und ist kein eigener Einstieg.
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Der Einstieg: unsere Kernleistungen
Standardbausteine sind ein Zusatz und kein eigener Einstieg: Sie setzen eine Vorklärung oder einen laufenden Betrieb bei Synthova voraus.
Passt Ihr Prozess? Finden wir es heraus.
Das Erstgespräch (20 Minuten) ist kostenlos und unverbindlich. Wir schauen uns einen konkreten Prozess an. Danach wissen Sie, ob und wie sich eine Umsetzung lohnt.