Prozessautomatisierung mit KI, ein Ablauf nach dem anderen
Prozessautomatisierung mit KI beginnt bei Synthova mit einem Ablauf und einem Team. Im Automation Pilot läuft dieser Ablauf in vier bis sechs Wochen produktiv in Ihren vorhandenen Programmen. Danach verbindet das Business Automation System weitere Arbeitsschritte zu einer Workflow-Automatisierung mit Kennzahl je Ablauf.
Nachher: ein Ablauf, Freigabe vor der Wirkung
- EingangMail, PDF oder Excelan einer Stelle gesammelt
- AgentLiest aus und prüftgegen Stammdaten, Abweichung markiert
- MenschGibt freibevor etwas nach außen wirkt
- SystemERP, CRM, Ablageüber Standard-Anschlüsse
Jeder Schritt steht im Protokoll
Vorher: Mail, Excel, Zettel
- Ungenehmigte Aktionen nach außen
- 0Abnahmekriterium des Pilots
- Kennzahl vorher
- gemessen an Ihren Fällen, bevor der Ablauf läuft
- Kennzahl nachher
- dieselbe Messung im Test mit höchstens 200 echten Fällen
Routine, die niemand mehr sehen will.
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Daten werden zwischen Programmen abgetippt
Was im Postfach ankommt, tippt jemand ins ERP, in die Tabelle und noch einmal ins CRM.
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Jeder macht es ein bisschen anders
Der Ablauf steht in keinem Handbuch. Fällt eine Person aus, bleibt der Vorgang liegen.
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Automatisierung ohne Kontrolle macht nervös
Wenn ein Skript falsch abbiegt, merkt es niemand, bis sich ein Kunde beschwert.
Vom ersten Ablauf zum System.
Jeder Schritt endet mit einem Ergebnis, über das Sie entscheiden. Der Pilot weist die Kennzahl an einem begrenzten Prozess nach, erst dann folgt der Ausbau.
- Woche 1
Einrichtung und Anschluss
- Zugang zu Ihren Systemen innerhalb von fünf Werktagen
- Erster Anschluss, etwa Postfach oder Ablage
- Woche 2 bis 3
Ablauf und Freigabe
- Ablauf wird gebaut
- Freigabepunkte vor jeder Wirkung nach außen
- Woche 4
Test mit Ihren Fällen
- Höchstens 200 echte Fälle
- Pilot S: Abnahme durch eine benannte Person bei Ihnen
- Woche 5 bis 6, nur Pilot M
Zweiter Anschluss
- Zweiter Anschluss und zweite Freigabestufe
- Abnahme
- je Vertrag
Business Automation System
- Mehrere Abläufe oder tiefe Anbindung, im Vertrag begrenzt
- Tests, Datenübernahme, Übergabe an den Betrieb
- Voraussetzung: abgeschlossener Pilot oder Vorklärung
Was nach dem Pilot läuft.
Ein laufender Ablauf mit gemessener Kennzahl, Betriebshandbuch und Überwachung
- Ein Ablauf läuft produktiv in Ihrer vorhandenen Systemlandschaft
- Anbindung über Standard-Anschlüsse: Microsoft 365 (Mail, Kalender, SharePoint), Google Workspace, HubSpot, Pipedrive, DATEV-Export, CSV und Excel, SFTP, Webhook
- Fehlerbehandlung, Dokumentation und Überwachung
- Betriebshandbuch und Abnahmeprotokoll mit der Kennzahl vorher und nachher
- Im Ausbau: für jeden Ablauf eine dokumentierte Messgröße als Abnahmekriterium
Nicht im Pilot enthalten
- Mehr als ein Prozess und ein Team
- Anbindungen außerhalb der Standardliste: Sie werden separat geschätzt
- Im Ausbau: Altsysteme, direkte Datenbank- und proprietäre Schnittstellen werden separat geschätzt
Automatisch vorbereitet, von Menschen freigegeben.
Alles, was nach außen wirkt, gibt vorher ein Mensch frei: eine E-Mail, eine Buchung, ein Eintrag im ERP. Ein Abnahmekriterium des Pilots lautet: null ungenehmigte Aktionen nach außen.
- Jeder Schritt steht in einem Protokoll, das niemand ändern kann
- Die Fehlerquote messen wir im Pilot vorher und nachher
- Code und Dokumentation gehören Ihnen
Drei Abläufe, durchgerechnet.
Musterfall, keine Kundenreferenz. Die Abläufe und Zahlen in den Musterfällen beruhen auf Modellannahmen.
- Großhandel Bestelleingang Bestellungen aus PDF, Mail oder Excel werden ausgelesen und gegen die Stammdaten geprüft. Unklare Positionen werden markiert statt geraten.
- Logistik Ticket-Priorisierung Tickets werden nach Dringlichkeit, Vertrag und Warenart sortiert. Bei Eskalationen entscheidet ein Mensch, bevor etwas nach außen geht.
- Maschinenbau Angebotsprüfung Angaben aus Anfragen, Zeichnungen und Stücklisten werden mit Quelle herausgezogen. Eine benannte Person prüft den Entwurf und gibt frei.
Kurz beantwortet.
- Womit beginnt es?
- Mit einem Pilot: ein Prozess, ein Team, Test mit höchstens 200 echten Fällen.
- Wie lange dauert der Pilot?
- Vier Wochen (Pilot S) oder fünf bis sechs Wochen (Pilot M).
- Woran messen Sie den Erfolg?
- An einer Kennzahl, vorher und nachher gemessen, und an null ungenehmigten Aktionen nach außen.
Fragen zu KI-Automatisierung
Ein wiederkehrender Ablauf, etwa Bestelleingang oder Belegerfassung, läuft über Ihre vorhandenen Programme hinweg automatisch vor. Ein KI-Agent liest, ordnet zu und bereitet Entwürfe vor. Was nach außen wirkt, gibt ein Mensch frei.
Eine klassische Workflow-Automatisierung folgt festen Regeln. Mit KI kommen Schritte dazu, die unstrukturierte Eingaben verarbeiten, etwa eine E-Mail lesen oder Angaben aus einem PDF ziehen. Wir verbinden beides und setzen Freigabepunkte dort, wo etwas nach außen geht.
Der Pilot weist die Kennzahl an einem begrenzten Prozess nach. Erst dann lohnt der Ausbau auf mehrere Abläufe im Business Automation System.
Standard sind Microsoft 365 (Mail, Kalender, SharePoint), Google Workspace, HubSpot, Pipedrive, DATEV-Export, CSV und Excel, SFTP und Webhooks. Alles andere schätzen wir als Sonderanbindung separat.
Einen Testdatensatz mit höchstens 200 Fällen, eine Person für den Abnahmetest und die Zugänge zu Ihren Systemen innerhalb von fünf Werktagen.
Wir messen eine Kennzahl vorher und nachher als Abnahmekriterium. Code und Dokumentation gehören Ihnen, und nach dem Start folgt auf Wunsch der Betrieb mit Überwachung, Updates und Monatsbericht. Mehr: Human in the Loop
Passt Ihr Prozess? Finden wir es heraus.
Das Erstgespräch (20 Minuten) ist kostenlos und unverbindlich. Wir schauen uns einen konkreten Prozess an. Danach wissen Sie, ob und wie sich eine Umsetzung lohnt.