Intelligente Dokumentenverarbeitung für Postfach und Belege
Intelligente Dokumentenverarbeitung heißt: Ein KI-Agent liest E-Mails, PDFs und Belege, zieht die wichtigen Angaben mit Quelle heraus und bereitet den nächsten Schritt vor. Ihr KI-Posteingang wird vorsortiert, Belege kommen als prüfbarer Vorschlag. Gesendet, gebucht oder ins ERP übernommen wird erst nach Ihrer Freigabe.
Beispielablauf: Eine Eingangsrechnung kommt an. Der Agent liest Belegart, Datum, Artikelnummer, Menge und Betrag aus und zeigt zu jeder Angabe die Stelle im Original. Die Kostenstelle ist unklar und wird markiert statt geraten. Eine Person prüft und gibt frei. Erst danach wird der Buchungsvorschlag übernommen.
- Was macht der Agent je E-Mail?
- Er erkennt Anliegen, Kategorie und Dringlichkeit, fasst zusammen, schlägt die Zuständigkeit vor und schreibt einen Antwortentwurf mit Quellen.
- Was macht er nie allein?
- Senden, buchen oder ins ERP schreiben. Das passiert erst nach Freigabe durch eine benannte Person.
- Wie startet man?
- Mit einem Pilot für ein Postfach oder eine Belegart, vier bis sechs Wochen.
Das Postfach bestimmt den Tag.
- Wer zuerst liest, sortiert für alle Anfragen, Rechnungen und Rückfragen landen in einem Postfach. Dringendes steht hinter einer Adressänderung.
- Belege werden abgetippt Lieferscheine und Eingangsrechnungen kommen als PDF oder Foto. Jemand überträgt sie von Hand ins System.
- Bestellungen kommen in jedem Format PDF im Anhang, Text in der Mail, Excel-Liste, Scan. Tippfehler bei Artikelnummern führen zu Falschlieferungen.
- PDF im Anhang
- Text in der Mail
- Excel Liste
- Scan schief eingelesen
- Foto vom Lieferschein
Beim Scrollen ordnet der Agent die Formate in eine Reihe: ein Eingang, eine Struktur.
Viele Eingänge, ein System.
PDF, Mail, Tabelle, Scan: Einzelne Werkzeuge lösen jeweils nur ein Stück. Der Kurzfilm zeigt in 15 Sekunden die Idee dahinter.
Was im Video passiert
Zuerst erscheinen einzelne KI-Werkzeuge nebeneinander: „Einzelne KI-Tools.“ und „Kein System.“ Dann verbindet sich alles zu einem Netz: „Ein System.“ Zum Schluss steht „Für Ihren Betrieb.“ und die Adresse synthova.de. Das Video hat Musik, aber keine Sprache.
Was der Agent für Sie vorbereitet.
- Vorsortierung jeder E-Mail nach Anliegen, Kategorie und Dringlichkeit, mit Vorschlag für die Zuständigkeit
- Ausgelesene Angaben wie Betrag, Datum, Belegart, Artikelnummer oder Menge, jeweils mit Verweis auf die Stelle im Original
- Antwortentwürfe, Buchungs- und Bestellvorschläge zur Prüfung
- Unklare oder unbekannte Positionen werden markiert statt geraten
- Protokoll jedes Schritts und Abnahmeprotokoll mit der Kennzahl vorher und nachher
Ein vorsortiertes Postfach oder eine Belegerfassung mit Freigabe, gemessener Kennzahl und Überwachung
Was der Agent nicht tut
- E-Mails ohne Freigabe senden
- Buchen oder ins ERP schreiben ohne Freigabe
- E-Mails löschen
Inbox-Copilot im Erstgespräch
Im Erstgespräch zeigen wir in rund fünf Minuten unseren Demonstrator Inbox-Copilot. Er bereitet je E-Mail vor:
Inbox-CopilotBeispielmail
- Absicht und eine von sechs Kategorien
- Dringlichkeit und Zusammenfassung
- Wichtige Angaben und einen Vorschlag für die Zuständigkeit
- Einen Antwortentwurf mit Quellen und Konfidenz
Entwurf für den Menschen. Nichts wird gesendet.
Der Demonstrator arbeitet mit Beispielmails, nicht mit Ihrem Postfach. Er sendet, löscht und leitet nichts weiter; Entwürfe sind für den Menschen.
Vom vollen Postfach zum geprüften Vorschlag.
Wir starten mit einem Postfach oder einer Belegart und einem Team. Die Wirkung messen wir vorher und nachher.
LaufzettelVorklärung und Pilot
- rund 3 Wochen
Vorklärung
- Ein Prozess wird ausgewählt
- Ist-Stand mit Ihren Zahlen
- Zielprozess, Business Case und Festpreisangebot
- Pilot · Woche 1
Anschluss
- Anschluss an Postfach oder Ablage, etwa Microsoft 365, Gmail oder SFTP
- Zugänge innerhalb von fünf Werktagen
- Pilot · Woche 2 bis 3
Ablauf und Freigabe
- Vorsortieren, Angaben auslesen, Entwürfe vorbereiten
- Freigabepunkte vor jeder Wirkung nach außen
- Pilot · Woche 4 bzw. 5 bis 6
Test und Abnahme
- Test mit Ihren echten Fällen, höchstens 200
- Abnahme durch eine benannte Person bei Ihnen
- Kennzahl vorher und nachher gemessen
Abnahme durch eine benannte Person bei Ihnen
Der Agent schlägt vor, Ihr Team entscheidet.
Bevor eine Antwort rausgeht, ein Beleg als geprüft gilt oder ein Auftrag im ERP angelegt wird, sieht eine benannte Person Vorschlag, Quelle und Abweichungen und gibt frei. Im Zweifel prüfen zwei Personen.
- Daten auf Servern in der EU oder bei Ihnen
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vor dem Pilot
- Löschkonzept je Datenart
Vier Postfächer, vier Musterfälle.
Musterfall, keine Kundenreferenz. Die Abläufe und Zahlen in den Musterfällen beruhen auf Modellannahmen.
- Steuerberatung Belegerkennung Belege werden in der eigenen, abgeschotteten Umgebung der Kanzlei erfasst. Freigabe durch eine benannte Person, im Zweifel zu zweit.
- Großhandel Bestelleingang Bestellungen aus PDF, Mail oder Excel werden ausgelesen und gegen die Stammdaten geprüft. Unklare Positionen werden markiert statt geraten.
- Hausverwaltung Anfragen-Triage Anfragen von Eigentümern und Mietern werden nach Art und Dringlichkeit eingeordnet, Schadensmeldungen nach oben sortiert, Antworten vorbereitet.
- Logistik Ticket-Priorisierung Tickets werden nach Dringlichkeit, Vertrag und Warenart sortiert. Bei Eskalationen entscheidet ein Mensch, bevor etwas nach außen geht.
Fragen zu Postfach und Dokumente
Eine Software liest unstrukturierte Dokumente wie E-Mails, PDFs, Scans und Fotos, erkennt die Art des Dokuments und zieht die benötigten Angaben heraus. Bei Synthova verweist jede Angabe auf ihre Stelle im Original, damit Ihr Team sie schnell gegenprüft.
Regeln sortieren nach Absender oder Betreff. Ein KI-Agent liest den Inhalt, erkennt Anliegen und Dringlichkeit und schreibt einen Antwortentwurf. Gesendet wird erst nach Freigabe.
Wiederkehrende Dokumente mit ähnlichem Inhalt, etwa Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Schadensmeldungen und Anfragen. Welche Belegart sich zuerst lohnt, klären wir in der Vorklärung mit Ihren Zahlen.
Das legen wir je Anwendungsfall schriftlich fest. Der Betrieb läuft auf Servern in der EU oder bei Ihnen. Vor dem Pilot schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Nein. Der Agent bereitet Buchungsvorschlag, Bestellung oder Antwort vor. Eine benannte Person prüft und gibt frei, im Zweifel zu zweit. Erst dann geht etwas in Ihr System oder nach außen.
Vor dem Pilot messen wir eine Kennzahl, etwa die Bearbeitungszeit je Vorgang, und nach dem Pilot noch einmal nach derselben Methode. Das Ergebnis steht im Abnahmeprotokoll. Mehr: Postfach-Automatisierung im Pilot
Passt Ihr Prozess? Finden wir es heraus.
Das Erstgespräch (20 Minuten) ist kostenlos und unverbindlich. Wir schauen uns einen konkreten Prozess an. Danach wissen Sie, ob und wie sich eine Umsetzung lohnt.