Angebotserstellung im Handwerk

Ausgangslage und Vorgehen

Musterfall, keine Kundenreferenz

Dieser Fall ist ein Musterfall und keine Referenz eines konkreten Kunden. Alle Zahlen beruhen auf frei gewählten, konservativen Modellannahmen, nicht auf einer gemessenen Kundenbeziehung.

Ausgangslage

Ein Handwerksbetrieb erhält Anfragen per Mail, Telefonnotiz und Foto von der Baustelle. Aus Aufmaß, Leistungsverzeichnis und Materialliste entsteht von Hand ein Angebot, nach der Zusage folgt die Auftragsbestätigung. Der Inhaber oder die Büroleitung erledigt das oft abends, weil tagsüber Baustelle und Kundschaft Vorrang haben. Positionen werden dabei aus älteren Angeboten kopiert und angepasst, was Zeit kostet und gelegentlich zu falschen Mengen oder veralteten Materialangaben führt.

System

Eingehende Anfragen und Aufmaßnotizen werden vorsortiert, die relevanten Angaben wie Leistungsart, Mengen, Maße und Wunschtermin werden extrahiert und zu einem Angebotsentwurf mit passenden Positionen aus dem eigenen Leistungskatalog zusammengestellt. Der Entwurf verweist bei jeder Angabe auf die Quelle in der Anfrage. Bevor ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung an den Kunden geht, sieht eine benannte Person Entwurf, Quellen und Abweichungen zu vergleichbaren früheren Angeboten und gibt frei. Kalkulation und Konditionen legt der Betrieb selbst fest, das System setzt sie nicht ohne Vorgabe an.

Kennzahlen (Musterfall)

Bei einer Modellannahme von 200 Vorgängen im Monat, 30 Minuten Bearbeitungszeit je Vorgang, einem internen Stundensatz von 45 Euro, einer Fehlerquote von 8 Prozent und Kosten von 120 Euro je Fehler ergeben sich rechnerisch 100 Bearbeitungsstunden und 6.420 Euro Aufwand im Monat ohne Automatisierung. Mit einem konservativ angenommenen Automatisierungsgrad von 30 Prozent sinkt der rechnerische Aufwand auf 70 Stunden und 4.494 Euro, eine Ersparnis von 1.926 Euro im Monat. Diese Werte sind eine Modellrechnung mit frei gewählten Eingaben, keine Messung aus einem laufenden Projekt. Im tatsächlichen Pilot ersetzen gemessene Werte aus Baseline und Nachmessung diese Annahmen, wie in der Abnahme vorgesehen.

Welche Systeme angebunden werden

Anfragen kommen typischerweise per M365 Mail oder Gmail, der Leistungskatalog lässt sich als CSV oder Excel übergeben, ein Webhook kann die bestehende Handwerkersoftware ansprechen. Was darüber hinausgeht, ist eine Sonderintegration und wird separat geschätzt.

Was der Mensch freigibt

Eine benannte Person sieht Entwurf, Quellen und Abweichungen und gibt frei, bevor ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung an den Kunden geht. Ohne Freigabe verlässt nichts das Haus.

So lesen Sie die Beispielzahl

Die Zahlen in der Tabelle sind das Ergebnis dieser Rechnung: Vorgänge mal Bearbeitungszeit mal Stundensatz plus Fehlerkosten, davon der angenommene Automatisierungsgrad als Ersparnis. Mit eigenen Werten rechnen Sie im Nutzenrechner auf der Startseite. Wie ein Pilot gemessen und abgenommen wird, steht im Beitrag Postfach-Automatisierung: was nach vier Wochen Pilot messbar ist. Das Angebot dazu finden Sie unter Leistungen.

Modellwerte vorher/nachher

Nächste Schritte

Besprechen Sie den passenden nächsten Schritt in einem Erstgespräch.

Weiterlesen

• Leistung: Einen Ablauf automatisieren (Automation Pilot)
• Weiterer Musterfall: Bestelleingang im Großhandel
• Weiterer Musterfall: Anfragen-Triage in der Hausverwaltung
• Im Blog: Human in the Loop: warum Freigabe kein Bremsklotz ist
• Im Blog: Postfach-Automatisierung: was nach vier Wochen Pilot messbar ist